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Eine meiner spannendsten und lehrreichsten beruflichen Erfahrungen dufte ich in einem Kleinunternehmen im produzierenden Gewerbe sammeln. Unsere Zusammenarbeit begann mit dem Ziel einer strategischen Neuausrichtung der Organisation und mündete schließlich in der erfolgreichen Anerkennung Recognised for Excellence 4 Sterne (R4E****) der European Foundation for Quality Management (EFQM). Mit dem folgenden Beitrag möchte ich Sie auf auf meine Erfahrungsreise, welche sich zu einer wahren Erfolgsgeschichte entwickelte, mitnehmen.

Der Weg zur strategischen Neuausrichtung

Die Zusammenarbeit mit dem Kleinunternehmen startete im Jahr 2013 mit dem Ziel die Organisation strategisch neu auszurichten. Als ausschlaggebende Faktoren für eine Neuausrichtung des Unternehmens benannte die Geschäftsführung damals zum einen die sich kontinuierlich verschärfenden Marktbedingungen, getrieben durch die Internationalisierung des Wettbewerbs. Zum anderen stellten die Kunden zunehmend höhere Erwartungen und Anforderungen an die Verkürzung der Durchlaufzeiten von Projekten bei gleichbleibender Qualität sowie unveränderter Preise. Mit diesen beschriebenen Herausforderungen erkannte der Geschäftsführer rechtzeitig, dass er etwas verändern müsste, um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gestartet hat unser Projekt mit einem Organisations-Check-Up mit dem Ziel die Ausgangs- bzw. Ist-Situation des Unternehmens zu erfassen. Dabei wurden sowohl die vorhandenen Strukturen und Prozesse des KMU als auch die bereits eingesetzten Methoden und Werkzeuge betrachtet. In diesem Zuge ermöglichten wir parallel Studierenden erstmals ihr erlerntes Wissen unter Beweis zu stellen, indem sie klassische Instrumente des Organisations- und Prozessmanagements anwendeten. Ausgehend von den Analysieergebnissen des organisatorischen Ist-Zustandes wurden die Ziele definiert, um den eingangsbeschriebenen Herausforderungen entgegenzutreten. Zur Umsetzung der definierten Ziele entschied sich das Unternehmen für die strategische Ausrichtung nach dem EFQM Modell. Aus Sicht des Unternehmens ermöglichte das Modell einen strategischen sowie praxisorientierten Handlungsrahmen, welcher zudem sämtliche interne sowie externe Interessengruppen berücksichtigte.

Die praktische Umsetzung

Die Umsetzung der strategischen Neuausrichtung startete mit Beginn des Jahres 2014. Neben der Vorstellung der definierten Ziele und Vorgehensweise im Rahmen der Neuausrichtung lag der Fokus vor allem auf der „gedanklichen Ausrichtung“ sowie Schulung der Mitarbeiter einzelner Bereiche. An die durchgeführten Schulungen knüpften unmittelbar Aufgabenstellungen, welche im Rahmen selbstinitiierter Kleingruppen durch die Mitarbeiter realisiert worden. Klassische Aufgaben waren beispielsweise die Erarbeitung eines einheitlichen Ordnungskonzeptes (5A-/S-Methode), die Definition von abteilungsübergreifenden Kommunikations- und Leistungsstandards (Quality Gates), etc. Bei der Umsetzung ihrer Aufgabenstellungen wurden die Teams begleitet und erhielten bei Bedarf entsprechende Unterstützung.

Natürlich stießen wir bei der Umsetzung nicht nur auf Freude und Begeisterung, sondern auch auf Widerstände und Ängste seitens der Belegschaft. Um dem Entgegenzuwirken erarbeiteten wir einerseits eine gezielte Kommunikationsstrategie, um für ein besseres Verständnis für die Notwendigkeit der strategischen Neuausrichtung zu sorgen. Andererseits definierten wir Kennzahlen, welche die Umsetzungserfolge für die Teams greifbarer machten. Beispielsweise konnte nachweislich dargestellt werden, dass die Produktivität und die Maschinenlaufzeiten stiegen bei einer gleichzeitigen Reduktion der Durchlaufzeiten. Zudem ergab eine zeitgleich durchgeführte Kundenbefragung, dass die Zufriedenheit der Kunden (zurückzuführen auf die neuen Maßnahmen wie eine breitere Produktplatte, verändert Öffnungszeiten, etc.) deutlich gestiegen war. Mit diesen Maßnahmen und Erfolgen gewannen wir Schritt für Schritt Mitunternehmer auf dem Weg der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens.

Erfolge der strategischen Neuausrichtung

Der erste Meilenstein der strategischen Neuausrichtung des KMU wurde im Winter 2016 mit der erfolgreichen Bewerbung um Committed to Excellence (C2E) nach der European Foundation for Quality Management (EFQM) auf Basis des EFQM Excellence Modells erreicht. Die Bewerbung um diese Auszeichnung erfolgte auf Basis der durch die Mitarbeiter umgesetzten Projekte. Mit diesem ersten Erfolg erzielte das Unternehmen ein noch nachhaltigeres Verständnis und Commitment seitens des Teams für seine Neuausrichtung. Erfolgsdurstig und mit Blick auf die mittel- bis langfristigen strategischen Ziele erfolgte weiter die stringente Ausrichtung am EFQM Modell. Dieser Fleiß wurde schließlich im Sommer 2019 mit der Anerkennung Recognised for Excellence 4 Sterne (R4E****) der European Foundation for Quality Management (EFQM) auf Basis des EFQM Excellence Modells belohnt. Mit Rückblick auf eine erfolgreich umgesetzte strategische Neuausrichtung seines Unternehmens äußert sich der Geschäftsführer, dass es eine anstrengende aber lohnenswerte Reise gewesen sei. Sein vorrangiges Ziel bestehe vor allem darin, dieses Leistungsniveau zunächst aufrechtzuerhalten. Mit einem leichten Lächeln im Gesicht aber lässt er uns wissen, dass der nächste Schritt um eine Bewerbung um den Ludwig-Erhard-Preis aber vielleicht gar nicht so weit entfernt ist.