Simple & successful: Daily Planning Routines

Den Spruch: „Planung ist das halbe Leben“ kennen wir vermutlich alle und zugebenermaßen trifft dies häufig zu, denn eine gute Planung erleichtert enorm die Umsetzung & wirkt sich zudem nachhaltig auf das angestrebte Ziel bzw. die Ergebnisse aus. Wie Jim Ryun es auf den Punkt bringt: „Motivation is what gets you started. Habit is what keeps you going.” Daraus leitet sich unweigerlich die Frage ab, welche Gewohnheiten lassen sich in den individuellen (Arbeits-)Alltag integrieren, um die angestrebten Ziele bzw. Ergebnisse zu erreichen?!

Planung bereichert unser Leben

Planung betrifft sowohl unser Berufs- als auch Privatleben. Denn wer würde schon einfach wild bzw. völlig planlos mit dem Auto auf einen Urlaub drauflosfahren, ohne zu wissen, wo & wie lange man grundsätzlich irgendwohin möchte?! Vermutlich die wenigsten von uns, denn ein grober Plan bzw. eine Orientierung liegt unserem Handeln in der Regel immer zugrunde. 
Ähnlich verhält es sich mit unserem Arbeitsleben. Für gewöhnlich wird unser Arbeitsalltag durch Aufgaben & damit verbundene Ziele bestimmt bzw. strukturiert. In diesem Zusammenhang folgen wir bestimmten Routinen & Verhaltensmustern. Dies beginnt mit dem Weg zur Arbeit, der kurze Plausch mit KollegenInnen, die Durchführung von Meetings, etc. Doch wie wir alle wissen verändert sich unsere (Arbeits-)Welt & die damit einhergehenden organisatorischen Herausforderungen rasend schnell. Nicht zuletzt hat die Corona-Pandemie eine Vielzahl an Beschäftigten ins Home Office befördert & damit vor zum Teil neue Herausforderungen in Hinblick auf die Arbeitsorganisation gestellt. Denn die eigenständige Organisation der Arbeit im Home Office bedarf einer etwas anderen Herangehensweise. Was kann dabei also helfen? Die Antwort ist einfach Daily Planning!

Your Daily Planning Routine

Es gibt eine Vielzahl an Büchern mit Tipps und Anleitungen für eine möglichst effiziente Planung. Dabei brauchen wir im Grunde nichts weiter als Stift und Papier, sowie ein kleines Zeitfenster für unsere Daily Planning Routine. Mit der Daily Planning Routine plant man einzelne (Arbeits-)Tage im Vorhinein. Die Planung kann am Vorabend, am Morgen des jeweiligen Tages oder aber genauso mit einer etwas größeren zeitlichen Distanz erfolgen. Dies ist eine Frage des individuellen Geschmacks bzw. Alltags. Ebenso kann unser Umfeld, wie z. B. Familie, Kollegen, etc., Einfluss auf unseren Planungshorizont nehmen. Für den Erfolg der Daily Planning Routine ist es jedoch (aus eigener Erfahrung) ratsam ein fixes Zeitfenster in seinem Alltag dafür vorzusehen, wie z. B. 5-15 Min. zum Feierabend oder morgens mit einem leckeren Kaffee ☕️

Zunächst gilt es in der Daily Planning Routine die fixen Termine mit anderen Personen (z. B. Kunden, Freunden, etc.) sowie notwendige oder erwünschte Aufgaben/ Ziele (z. B. Reporting, Wocheneinkauf, o. Ä.) zu berücksichtigen bzw. zu planen. Daraus ergeben sich unmittelbar flexible bzw. freie Zeitfenster in unserem Alltag, welche wir insb. hinsichtlich unserer Aufgaben & Ziele nutzen können. In Hinblick auf mittel-/langfristige Projekte macht eine langzeitigere oder ganzheitlichere Daily Planning Routine natürlich Sinn. Neben den „aktiven“ Zeitfenstern sollten genauso die eigenen Pausen fest mit eingeplant werden, denn ansonsten passiert es vermutlich, dass wir bei unserer eigenen Planung auf der Strecke bleiben und von Termin zu Termin sprinten. Wenn das Daily Planning definiert ist, sollte die Planung nochmals kurz auf Vollständigkeit überprüft werden. An dieser Stelle möchte ich abschließend zwei Erfolgsfaktoren für die Daily Planning Routine einbringen:

1. Für den Erfolg unserer täglichen Planungsroutine ist es wichtig, dass wir realistisch blieben, denn wir sind alle nur Menschen und haben täglich ein begrenztes Zeitfenster von täglich 24 Stunden.
2. Wir sollten bei der Planung berücksichtigen, dass das Leben manchmal anders spielt als man es plant. D. h. unvorhergesehene Ereignisse sollten unseren täglichen Plan nicht vollkommen erschüttern.

Mit einfachen Hilfsmitteln wie der Daily Planning Routine können wir unseren (Arbeits-)Alltag nachhaltig strukturieren und gestalten, sowie dazu beitragen, dass wir auch tatsächlich das Umsetzen, was wir uns vorgenommen haben. Denn mit am meisten Spaß macht es, die Meilensteine unserer täglichen Planung nach deren Umsetzung durchzustreichen😉

Eure Just CARA